Тіркеуші кеңсе

Кеңсе-тіркеуші басшысы –  Абельдинова Жанар Смагуловна

Электрондық пошта:  Abildinova@aogu.edu.kz

Тіркеуші кеңсе – игерген кредиттерді ескере отырып, білім алушылардың оқу жетістіктерінің тарихын тіркеумен, білім алушылардың аралық және қорытынды аттестаттауын ұйымдастырумен, олардың академиялық рейтингтерін есептеумен айналысатын университеттің құрылымдық бөлімшесі болып табылады.

Тіркеуші кеңсе өз қызметін Кредиттік оқыту технологиясы бойынша оқу процесін ұйымдастыру туралы типтік қағидаларға, Жоғары білім беру ұйымдары қызметінің типтік қағидаларына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулыларына, Қазақстан Республикасы білім және ғылым министрлігінің білім және ғылым саласындағы, білім беру мекемелері мен ұйымдарының бұйрықтары мен нұсқаулық құжаттарына сәйкес жүзеге асырады.

Тіркеуші кеңсенің жұмысы Маркетинг басқармасының, Ақпараттық жүйелер және білімді бақылау басқармасының, Оқу-әдістемелік басқарманың, деканаттардың және оқу процесін ұйымдастыруға қатысатын Университеттің басқа да құрылымдық бөлімшелерінің қызметімен үйлестірілген.

Университеттің академиялық күнтізбесіне сәйкес Тіркеуші кеңсе оқу процесін үйлестірумен және мониторингілеумен, оқу процесінің шеңберінде оқытудың барлық нысандары бойынша ағымдағы, аралық және қорытынды бақылау жүргізуді ұйымдастырумен айналысады.

Тіркеуші кеңсенің негізгі міндеті – білім алушыға университеттің басқа оқу бөлімшелерімен тығыз өзара байланыс жасай отырып, білімнің, іскерліктің, дағдылар мен құзыреттердің жоғары сапасымен таңдалған оқыту траекториясы бойынша білім алуға оның негізгі мақсатына қол жеткізуге жәрдемдесу болып табылады.

Тіркеуші кеңсе қызметінің негізгі бағыттары:

• білім алушылардың оқу жетістіктерінің барлық тарихын тіркеу;
• оқу процесі шеңберінде университеттің академиялық күнтізбесіне сәйкес ағымдағы, аралық және қорытынды бақылау жүргізуді ұйымдастыру;
• білім алушылардың оқу жетістіктерін ұйымдастыру және қадағалау;
• білім алушылардың академиялық рейтингісін есепке алу;
• оқу процесін үйлестіру және мониторингілеу;
• университет білім алушылары контингентінің қалыптасуы мен қозғалысын есепке алу;
• білім алушылардың құжаттарын мұрағаттан бұрын сақтау;
• статистика және статистикалық есептілікті жүргізу.

Тіркеуші кеңсенің негізгі функциялары:

• академиялық топтарды, лектерді қалыптастыру;
• студенттік құрам бойынша бұйрықтар мен ұсыныстар дайындау;
• оқу процесінің нәтижелері бойынша құжаттаманы жүргізу (аралық бақылау, емтихан, қорытынды және жиынтық ведомостарды дайындау және басып шығару, емтихан нәтижелерін тіркеу);
• білім алушылардың академиялық рейтингін есептеу;
• білім алушылардың жеке істерін жүргізу;
• білім алушылардың барлық оқу кезеңі ішінде және барлық оқу кезеңі ішінде игерілген кредиттерін есепке алу;
• оқытудың қосымша түрлеріне қажеттілікті қанағаттандыру және оқу бағдарламаларындағы академиялық қарызды немесе айырмашылықты жою үшін жазғы семестрді ұйымдастыру;
• басқа жоғары оқу орындарынан ауыстыру, ЖОО ішіндегі ауысулар, қайта қабылданулар кезінде пәндердің айырмашылығын анықтау;
• студенттердің жеке істерін жүргізу бойынша жұмысты сапалы ұйымдастыру;
• бос білім беру гранттарын тағайындау үшін құжаттарды дайындау;
• мемлекеттік стипендиялар тағайындау туралы және атаулы стипендиялар мен Қазақстан Республикасы Президентінің стипендияларын тағайындау туралы бұйрықтар дайындау;
• білім беру грантында оқитын студенттерге жол шығындарын өтеуге бұйрықтар дайындау;
• студенттер контингентінің өзгерісін тіркеу және есепке алу – басқа ЖОО-дан ауысулар, Университет ішіндегі ауысулар, курстан курсқа көшу, қайта қабылдау, оқудан шығу, курсқа қайта қалу;
• ауыстыру, қайта қабылдау, оқудан шығару туралы бұйрықтарды дайындау;
• білім алушылардың құжаттарын мұрағаттан бұрын сақтау;
• үлкен жауапкершілікпен бланкілерді (дипломдар мен дипломға қосымшалар, академиялық анықтамалар) алу жөніндегі жұмыстарды ұйымдастыру, оларды толтыру, олардың тиісінше сақталуын қамтамасыз ету;
• дипломдарды, академиялық анықтамаларды толтыру бойынша жұмысты ұйымдастыру және мемлекеттік үлгідегі пайдаланылған бланкілер (академиялық анықтамалар, дипломдар) бойынша есеп дайындау;
• білім алушылардың үлгерімі және контингент қозғалысы бойынша мемлекеттік есептік формаларды толтыру (3-НК, Ф34 және т.б.).

Тіркеуші кеңседе құжат айналымын жүргізу жүйесінің сапасын арттыру үшін процесті басқару үшін қолайлы жағдай жасаған ISO 9001:2008 халықаралық стандартының сапа менеджменті жүйесі қолданылады.

Тіркеуші кеңсенің ағымдағы жұмысы тіркеуші кеңсенің жұмыс жоспарына сәйкес және академиялық күнтізбеге сәйкес жүзеге асырылады.

Тіркеуші кеңсе тарапынан кредиттік технология принциптеріне сәйкес университеттегі оқу процесінің сапасын бағалау бойынша ішкі нормативтік құжаттар әзірленіп, өзектендіріледі. Univer порталында дерекқорды толтыру бойынша ақпараттық жүйелер және білімді бақылау басқармасының маманымен бірлесіп жоспарлы жұмыс орындалуда.